20 segredos do google docs

Se você não deu uma olhada no Google Docs recentemente, agora é uma bom momento para fazer isso. O pacote de produtividade, que roda inteiramente dentro de uma janela do navegador, acabou se tornando (apesar de lentamente) um conjunto de ferramentas extremamente útil.

Por isso, vasculhamos a fundo o Google Docs e separamos 20 dicas para facilitar o trabalho com alguns recursos menos óbvios no processador de texto, planilhas e no software de apresentação de slides – além de algumas informações rápidas sobre o Gmail também. Mostramos desde como editar de fotos em determinadas partes do documento até como trabalhar com diversas moedas em uma tabela. Também vamos mostrar algumas maneiras de utilizar a nova a página inicial de organização de documentos e maximizar o espaço de edição.

1. Pesquise no Google Docs e no Gmail ao mesmo tempo

Não seria ótimo poder pesquisar tanto no serviço de e-mail quanto nos documentos do Docs ao mesmo tempo? Felizmente, o Gmail Labs criou uma maneira para fazer isso; para chegar ao Labs, vá em Configurações no canto direito superior da tela do Gmail e clique no link Labs.

Role a tela até encontrar um item chamado Pesquisa do Google Apps; clique em Ativar, e depois no botão Salvar Alterações no topo ou no pé da página. A parti daí, qualquer pesquisa que for efetuada no Gmail irá exibir também documentos relacionados, assim como aquelas feitas no Docs irão mostrar e-mails.

2. Procure no Google Docs com mais eficiência

As buscas podem ser refinadas se você usar comandos especiais, como “type:spreadsheet” para retornar somente resultados que sejam planilhas. Há um documento de suporte do Docs que mostra outros exemplos desse tipo de comando.

3. Faça um backup rápido de todos os documentos offline

Se deseja salvar no PC um dos documentos armazenados no servidores do Google, pare o cursor do mouse sobre o nome dele na lista da página inicial. Clique no link "Ações" e escolha "Fazer Download..." no menu que irá surgir.

Na janela que surge, você pode escolher o formato do arquivo que irá baixar. Se quiser baixar todos os seus documentos de uma vez só, vá até a aba "Todos os itens" e você poderá selecionar os formatos para cada tipo de arquivo (texto, planilha, apresentação, etc). Os arquivos serão todos baixados em um único arquivo .zip.

4. Maximize o espaço de edição

Para ocultar a barra de ferramentas e utilizar toda a janela do navegador para edição, selecione Visualizar e depois Ocultar Controles. Para tornar a barra visível novamente, basta pressionar Esc. No Google Chrome, essa configuração pode ser combinada com o modo tela cheia para dedicar toda a tela para a edição. Ao colocar o cursor no topo da tela o menu se tornará visível novamente e, ao clicar em Restore a página volta ao normal.

5. Compartilhe documentos com pessoas que não possuem Google Docs

O principal tema do Docs é a colaboração, o que significa que até pessoas que não possuam uma conta Google podem ver e editar os documentos. Para compartilhar um arquivo, clique no ícone de cadeado ao lado de seu título, no canto superior esquerdo da janela. Na caixa de diálogo seguinte clique no link Alterar. Após isso, o usuário pode escolher se o documento será Público na web ou visível apenas por quem tem um link para o mesmo.

Caso deseje que essas pessoas possam também editar o arquivo, marque a caixa que diz "Permitir que qualquer pessoa possa editar" no rodapé da janela. Clique em Salvar, copie e cole o link e o envie por e-mail para qualquer um que precise ver o documento.

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Defina quem pode ter visualizar ou editar os arquivos do Docs

6. Coloque estrelas em múltiplos documentos

Marcar um documento com uma estrela é uma forma útil de destacá-lo entre outros documentos da página inicial. E é possível "estrelar" vários documentos de uma só vez: segure Control e clique nos arquivos que deseja marcar para selecioná-los. Depois disso, arraste-os para o item “Com estrela” no painel na lateral esquerda.

7. Visualize os detalhes técnicos de um vídeo

Já é possível armazenar vídeos no Google Docs, entre outros tipos de arquivos. Basta clicar no botão "Fazer upload" e selecionar o arquivo. Clique com o botão direito na miniatura de qualquer vídeo na página inicial e selecione "Mostrar informações do vídeo" para exibir os detalhes técnicos sobre ele, como sua resolução, por exemplo.

8. Explore os templates

Muitas pessoas não sabem que o processador de texto e de tabelas do Docs oferece centenas de templates (modelos), incluindo alguns muito sofisticados para trabalhar com impostos e outros propósitos específicos. Para exibir esses templates clique no botão "Criar Novo..." na página inicial e selecione "Do modelo..." no menu.

9. Corrija automaticamente erros de digitação

Se você comete os mesmos erros de digitação com frequência, o Google Docs pode corrigir esse texto automaticamente enquanto o usuário o redige.

Clique no menu Ferramentas e escolha o item Preferências. Você verá uma janela com opções de substituição de texto, Digite a palavra que você costuma escrever de maneira errada no campo Substituir, e a correção ao lado no campo Com. Por exemplo, o usuário pode configurar o Docs para substituir “msa” por “mas”.

10. Clique e arraste imagens para o Docs

Para inserir uma imagem ou foto em um documento de texto, basta arrastá-la de uma pasta do computador para a janela do documento.

11. Posicione as fotos no arquivo

O usuário pode ajustar a posição das fotos no documento, forçando o texto a contornar a imagem. Como padrão, o Google Docs insere as fotos de uma maneira que elas se movem com o texto; essa disposição é conhecida como posicionamento em linha. Para fixar a imagem na página de maneira que o texto a circunde primeiro selecione a imagem e clique no link "Fixo" que aparece no rodapé dela.

12. Insira links rapidamente

A forma mais comum de inserir um hyperlink em um documento de texto é clicar em Inserir e depois em Link, ou pressionar Control+K. Entretanto, se estiver usando o Google Chrome, há outras opções como clicar e arrastar um atalho da barra de favoritos ou mesmo do menu de favoritos para o campo "Apontar URL para qual link?", que transforma o favorito imediatamente em um link. Ele também pode ser arrastado para o documento em si, o que cria um texto com hyperlink.

13. Use os marcações para navegar por documentos longos

Dentro de documentos de texto, é possível definir marcações e criar links que pulam direto para determinados pontos do arquivo. Isso pode ser útil ao criar páginas com índices, por exemplo. Infelizmente, no momento esta função só está disponível no Google Docs em inglês.

Para inserir uma marcação, clique no menu Insert e escolha Bookmark. Depois, para criar o link para esta marcação, selecione a palavra ou frase que você deseja que os outros usuários cliquem para pular para a marcação e pressione Control+K. Marque a opção Bookmark na janela de diálogo e, por fim, selecione a marcação que foi criada anteriormente.

14. Use o processador de texto para criar páginas na web

Se os softwares de webdesign ou HTML forem complexos demais, o Docs pode ser uma alternativa para criar páginas simples na web. Para inserir imagens, clique e arraste as mesmas para o navegador, como foi citado acima; Para inserir links selecione o texto ou imagem e pressione Control + K.

Uma vez criada a página, vá em "Arquivo > Fazer Download como" e escolha a opção "HTML (zipado)". Esse diretório irá conter um único arquivo HTML juntamente com uma pasta com arquivos de suporte. Renomeie o arquivo HTML como index.html e faça o upload desse documento e da pasta de arquivos de suporte para a web.

15. Trabalhe com múltiplas moedas em uma planilha

Para configurar uma formato monetário de base em uma planilha, clique em Arquivo e depois em Configurações de planilha. Altere a opção Localidade para o pais correspondente (Estados Unidos para dólares ou Brasil para reais, por exemplo).

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Para planilhas que envolvam moedas, o Docs oferece opções para o usuário trabalhar com várias unidades de câmbio

Independente da configuração de localização escolhida, é possível marcar células ou intervalos de células para serem formatados em uma moeda diferente. Para fazer isso, selecione as células desejadas e clique no botão Mais formatos (que aparece como 123). Encontre o item Mais moedas e selecione a moeda desejada.

16. Crie regras para colorir tabelas

A cor das células de uma planilha pode ser mudada automaticamente baseada em seu conteúdo. Para isso, selecione as células nas quais a cor deve ser aplicada, vá em Formatar e depois em Alterar cores com regras.

Na lista na janela que surge escolha o critério para filtrar as células que devem ser coloridas – o texto ou a data, por exemplo. Insira o critério de filtro que deseja usar nos campos de texto. Por exemplo, para colorir todas as células que contenham o nome “Marcos”, selecione "O texto contém" no menu e coloque marcos no campo de texto (esta opção não diferencia entre maiúsculas e minúsculas).

17. Reúne dados de planilhas utilizando formulários

Formulários proporcionam uma maneira fácil de levantar dados de colaboradores, clientes ou outras pessoas, oferecendo interfaces simples de múltipla-escolha que podem ser enviadas por e-mail para essas pessoas ou incorporadas em páginas na internet.

Para começar, abra uma nova planilha e, no menu Formulário, clique em Criar um Formulário. Na janela que surge, escreva a primeira pergunta no campo Título da pergunta. O usuário pode fornecer um texto explicativo, se desejado, no espaço Texto de ajuda (ele irá aparecer antes da pergunta no formulário). No menu dropdown Tipo de pergunta, selecione o tipo de pergunta que estiver procurando – múltipla-escolha, resposta por escrito ou o que quer que seja. Se os dados pedidos forem numéricos, escolha Texto.

Na pergunta seguinte, coloque o mouse sobre Pergunta de exemplo 2 e clique no ícone do lápis. Depois disso, repita os mesmo passos acima. Caso queira adicionar mais perguntas, vá no botão Adicionar Item no canto superior esquerdo da janela.

Uma vez que as perguntas estiverem completas, clique em Enviar este formulário por email para mandá-lo para seus clientes. Outro caminho é abrir a lista Mais ações e escolher Incorporar para obter um código HTML que pode ser inserido numa página na internet. Quaisquer informações que as pessoas insiram no formulário irão aparecer no topo da tabela. Você pode gerenciar ou deletar os formulários ao utilizar o menu Formulário, dentro da tabela.

18. Veja preview do Google Docs no Gmail

Para ver um preview dentro da janela do Gmail de um link para o Google Docs que você tenha recebibo em uma mensagem, ative o add-on "Visualizações de Google Docs nos emails" no Google labs. Para acessar o Labs, vá em Configurações e depois em Labs. Ao encontrar esse item, clique em Ativar e por fim em Salvar alterações no topo ou rodapé da janela.

19. Crie desenhos dentro de apresentações

Ao criar uma apresentação, não é preciso trocar para um programa de desenho separado para fazer um esboço. Ao invés disso, clique em Inserir e depois em Desenho. A interface de desenho será aberta em uma janela flutuante.

Ao terminar, clique em Salvar e fechar para colocar o desenho na apresentação.

20. Salve um desenho em formato vetorial

Se você criou um desenho no Google Docs e quer baixá-lo para uso offline, não esqueça de selecionar a opção SVG no menu Edit > Fazer download como, na janela de edição do desenho. Ao fazer isso, será criado um arquivo vetorial – uma imagem que pode ser redimensionada sem perder a qualidade, diferentemente de documentos JPEG ou PNG.

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Imagens vetoriais em formato SVG não sofrem compressão, e pode ser redimensionadas sem perder a qualidade

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